W dzisiejszych czasach, komunikacja biznesowa została zrewolucjonizowana przez nowoczesne technologie, kontakt osobisty bardzo często zastępowany jest telefonicznym lub ogranicza się do wysłania e-maili, a tradycyjne spotkania zastępują videokonferencje. W związku z tym rodzi się pytanie, jak etykieta biznesowa odnosi się do stosowania nowinek technicznych? Poniżej znajdą Państwo wskazówki, praktyczne informacje nt. zasad korzystania z nowoczesnych technik komunikowania się.

 

Kontakt drogą e-mailową coraz częściej zastępuje osobiste spotkania. Mimo, iż dla wielu osób jest on naturalną formą kontaktu, nie należy zakładać, że każdy woli tą formę kontaktu. Wiele osób o interesach woli rozmawiać przez telefon lub osobiście, gdyż wtedy może ocenić potrzeby, nastrój, a co za tym idzie, łatwiej spełnić oczekiwania rozmówcy. Stosowne jest wyczucie u drugiej osoby preferowanej formy kontaktu.

Istotnym aspektem „e-mailowego savoir vivre” jest odpowiadanie na maile w stosownym czasie. Przyjmuje się, iż w kontaktach biznesowych należy odpisać w ciągu dwudziestu czterech godzin. Jeśli dana osoba prosi o natychmiastową odpowiedź, a nie jesteśmy w stanie jej udzielić, poinformujmy ją, kiedy będziemy mogli zdobyć daną informację.

Podczas dłuższej nieobecności w biurze, kiedy przez dłuższy czas nie obsługujemy swojej służbowej poczty elektronicznej (np. podczas urlopu), warto użyć opcji „autorespondera” w programie pocztowym. Dzięki tej opcji nadawcy wiadomości automatycznie wysyłana jest informacja, że jesteśmy poza biurem. W tej wiadomości można również zawrzeć informacje o terminie powrotu do pracy, a także z kim należy kontaktować się w pilnych sprawach.

O dobrych manierach warto również pamiętać konstruując wiadomość, wpisując odpowiednio temat wiadomości czy też kierując wiadomość do odpowiednich adresatów. Wysyłając bowiem kopie naszych wiadomości do osoby, która powinna znać ich treść (przez opcję: „DW”, czyli do wiadomości), warto jest się zastanowić czy ona sobie tego naprawdę życzy, zwłaszcza, gdy wysyłamy ukrytą kopię wiadomości (wtedy adres dodatkowego odbiorcy jest niewidoczny).

Oprócz odpowiedniego zaadresowania, ważne jest również wpisanie tematu, który powinien w jak najkrótszej formie informować o treści wiadomości, dzięki czemu odbiorca szybko zorientuje się czego ona dotyczy, a także z łatwością odnajdzie ją w późniejszym czasie.

Treść wiadomości elektronicznej nie musi zawierać zwrotów powitalnych i pożegnalnych. Na górze ekranu i tak zawsze widnieje nazwisko nadawcy i odbiorcy. W oficjalnych kontaktach niestosowne jest również używanie emotikonów, lub skrótów, nie każdy rozumie bowiem tego typu symbole.

 

TELEKONFERENCJE
Osobiste spotkanie z partnerem biznesowym, oprócz kontaktu mailowego zastępowane jest również przez telekonferencje. Etykieta podaje, iż należy taką konferencję traktować jak zwykłe spotkanie – być przygotowanym i punktualnym. Osoba prowadząca powinna zadbać o to, by wszyscy w grupie wiedzieli, kim są pozostali uczestnicy, a także by każdy miał możliwość zabrania głosu. Wydaje się, iż podczas telekonferencji można niepostrzeżenie wyjść na chwilę z pomieszczenia, jest to jednak mylne przypuszczenie, takie zachowanie może urazić pozostałych rozmówców.

 

WIDEOKONFERENCJE
Co do spotkań, w których oprócz dźwięków przesyłany jest również obraz, warto pamiętać, że w kamerze widać każdy ruch. Kamera, w przeciwieństwie do ludzkiego oka rejestruje wszystkie nerwowe gesty, jak np. zabawa spinaczem, czy też bezmyślne bazgranie w notesie. Mylące jest przeświadczenie, iż w kamerze będzie widoczna sylwetka tylko od pasa w górę – bardzo często kadr obejmuje całą sylwetkę, dlatego też warto zadbać, by całość ubioru, łącznie z dodatkami była dopasowana do miejsca oraz sytuacji.

Utrzymywanie kontaktu wzrokowego z rozmówcą podczas wideokonferencji jest niemożliwe, dlatego też należy mówić do kamery. Patrzenie w notatki nie tylko utrudnia zrozumienie, ale wygląda jakby mówiący lekceważył pozostałych uczestników konferencji.

Przed konferencją warto upewnić się czy wszystkie pomoce wizualne będą widoczne na ekranie – czasem nawet bardzo wyraziste kolory mogą okazać się rozmyte w ekranie projektora audiowizualnego.