Specjaliści z zakresu komunikacji biznesowej twierdzą, iż podstawą sukcesu jest umiejętność budowania dobrych relacji zawodowych. Mimo to pracownicy często nie zdają sobie sprawy, że umiejętności nawiązywania nowych znajomości, czy też prowadzenia rozmów towarzyskich to klucz do budowania relacji z klientem czy partnerem biznesowym. Jak się jednak okazuje niezobowiązujące rozmowy czyli tzw. „small talk”, lub spotkania towarzyskie mogą być kluczem do rozwoju firmy. Poniżej znajduje się kilka wskazówek, co do sposobu budowania relacji zawodowych.

Najtrudniejszy pierwszy krok

Nawiązanie rozmowy, zwłaszcza dla osób nieśmiałych może wydawać się wręcz stresujące. Jak wskazuje Barbara Patcher, specjalistka w dziedzinie komunikacji biznesowej, warto jest opracować sobie „uniwersalną formułę rozpoczęcia rozmowy”, najlepsze są najprostsze tematy – mogą one dotyczyć m.in. aktualnych wydarzeń, fachowej literatury, czy też pogody. Autorka wskazuje również, że pierwsze lody niezwykle skutecznie pomaga przełamać szczery komplement, np. „Pańskie wystąpienie było naprawdę znakomite”. Należy jednak pamiętać, aby pytania nie były zbyt banalne i aby dawały możliwość sensownej odpowiedzi.

Rozpoczęcie rozmowy zdaniem „fatalna dzisiaj pogoda” nie daje możliwości rozwinięcia pogawędki, bardziej odpowiednie jest spostrzeżenie „czy w związku z dzisiejszą burzą nie miałeś trudności z dotarciem do pracy?”. Zdanie daje rozmówcy kilka punktów zaczepienia i rozwinięcia swojej wypowiedzi pozwalających naszemu rozmówcy dodać coś od siebie. Dobrze jest również nawiązać do swoich prywatnych zainteresowań, gdyż skraca to dystans i buduję pewną emocjonalną więź. Absolutnym faux pas jest tutaj zwierzanie się rozmówcy, narzekanie, czy też opowiadanie o kłopotach osobistych. W sytuacji, w której nie pamiętamy nazwiska rozmówcy można wyjść z opresji nawiązując do ostatniego spotkania, mówiąc np. „prowadziliśmy wtedy ciekawą rozmowę na temat Chin” ,po czym poprosić o przypomnienie godności, dzięki temu rozmówca nie czuje się anonimowy.

W relacjach z drugą osobą o tyle ważne, co nawiązanie kontaktu jest również jego utrzymanie. Kluczem w rozwijaniu takowych relacji jest umiejętność słuchania rozmówcy. Osoba inicjująca rozmowę nie powinna dominować, istotne jest aby obie strony w równym stopniu uczestniczyły w dyskusji. Aby druga strona czuła, że jest słuchana, wystarczy że co jakiś czas powiedzieć „ach tak” lub „rozumiem”. Natomiast używanie sformułowań typu: „sugerujesz, że…” lub „jeśli cię dobrze zrozumiałem, to…” pozwala odczuć rozmówcy, że jego punk widzenia jest rozumiany.

Komunikacja niewerbalna

Tuż obok komunikatów słownych niezwykle ważna jest także mowa ciała. Specjaliści z zakresu komunikacji twierdzą, iż istotne jest stałe utrzymywanie kontaktu wzrokowego, nie może być on jednak zbyt intensywny, gdyż może budzić u drugiej strony negatywne emocje. Warto zwrócić uwagę również na postawę ciała – osoba stojąca prosto, wykonująca spokojne ruchy wygląda na bardziej pewna siebie. Natomiast skrzyżowane ramiona, kurczowe trzymanie teczki lub torby przy brzuchu stanowić może pewną barierę utrudniającą komunikację.

Kończenie rozmowy

Ważne jest aby pozytywnie zakończyć i podsumować rozmowę, np.  „bardzo się cieszę, że mieliśmy okazję porozmawiać. Mam nadzieję, że w przyszłym tygodniu znów się zobaczymy. Do następnego razu!”. Kończąc rozmowę w ten sposób jasno sygnalizujemy, że rozmowa dobiegła końca, ale jednocześnie otwieramy drogę kolejnym kontaktom. „Small talk” zwykle trwa ok. 15 – 20 min. mniej więcej po takim czasie można skierować rozmowę na właściwą tematykę biznesową.